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El/la Responsable de Compras contribuye al fortalecimiento operativo de Ipas LAC mediante la gestión eficiente, transparente y oportuna de los procesos de adquisición asignados. Su labor asegura que los recursos institucionales se utilicen de forma óptima, que las compras se ejecuten bajo criterios de valor y cumplimiento, y que los equipos cuenten con los insumos necesarios para avanzar oportunamente en los objetivos estratégicos y programáticos de la organización. A través de una ejecución ordenada, documentada y alineada a políticas, esta posición sostiene la continuidad operativa y reduce riesgos administrativos en la región. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
Ejecución operativa de compras.
Gestiona las solicitudes de compra asegurando que la información esté completa, clara y alineada con los requerimientos de cada área, cumpliendo normativas locales y de la Red Ipas. Se encarga de que los procesos avancen con oportunidad y precisión, contribuyendo a que los equipos reciban lo necesario para operar sin retrasos.
Solicitud y análisis de cotizaciones.
Realiza búsquedas de proveedores, solicita cotizaciones y prepara comparativos que permitan elegir la mejor alternativa disponible. Apoya la toma de decisiones con información ordenada, transparente y ajustada a las políticas institucionales y locales.
Gestión administrativa de adquisiciones.
Elabora órdenes de compra, contratos y demás documentos necesarios (tanto para compañía México como para compañía US), cuidando que se ajusten a los lineamientos establecidos. Asegura que toda adquisición quede debidamente formalizada y documentada para garantizar procesos claros y verificables.
Seguimiento a entregas y cumplimiento de proveedores.
Da seguimiento puntual a entregas y servicios, verificando que se cumplan las condiciones acordadas. Atiende incidencias y coordina con las áreas involucradas para asegurar que la organización reciba bienes y servicios en tiempo y forma.
Gestión de enmiendas, ajustes y actualizaciones contractuales.
Atiende con oportunidad cualquier necesidad de realizar enmiendas, cambios de alcance o ajustes administrativos en órdenes de compra, contratos o registros en Workday. Asegura que estas modificaciones se procesen con precisión, en coordinación con las áreas correspondientes, garantizando que la documentación refleje fielmente los acuerdos vigentes y que la operación continúe sin interrupciones.
Coordinación de pagos y documentación fiscal.
Revisa facturas y documentos de soporte para confirmar su validez y cumplimiento fiscal antes de gestionar los pagos tanto en compañía México como con compañía US. Colabora con Finanzas (México y US) para que los proveedores/consultores/as reciban pagos oportunos y sin contratiempos derivados del proceso administrativo. De ser necesario actualiza el estatus de la PO en el sistema WD.
Registro y trazabilidad en sistemas internos.
Mantiene al día los expedientes y registros en los sistemas institucionales, garantizando orden, trazabilidad y disponibilidad de información. Su trabajo asegura que cada compra pueda revisarse y auditarse sin dificultades.
Soporte operativo a la Coordinación de Compras.
Brinda apoyo en evaluaciones de proveedores, gestión de documentos y contratos, elaboración de reportes, recopilación de datos y preparación de auditorías. Contribuye con información oportuna y confiable del área que facilita el análisis y la toma de decisiones estratégicas del área. Igualmente, suma al fortalecimiento de capacidades del equipo a través de capacitación y/o actualización de procesos.
Cumplimiento normativo.
Vela porque todas las compras que gestiona cumplan con las políticas institucionales y la normativa aplicable tanto a nivel local como a nivel red Ipas. Su atención al detalle ayuda a mantener procesos alineados con los estándares requeridos y a minimizar riesgos en auditorías.
Licenciatura en Administración de Empresas, Logística, Ingeniería Industrial o áreas afines.
Mínimo 1–2 años en compras, adquisiciones o funciones administrativas similares.
Experiencia en gestión documental y cumplimiento fiscal.
Deseable experiencia en ONG, organismos internacionales o sector salud.
Deseable manejo de órdenes de compra, contratos simples y procesos de cotización.
Deseable experiencia en compras nacionales e internacionales, incluyendo insumos médicos, servicios y consultorías.
Idiomas: • Inglés básico-intermedio (deseable).
Conocimientos y habilidades
Conocimiento básico en adquisiciones nacionales (deseable a nivel internacional).
Manejo de documentos fiscales y validación de facturas.
Excel intermedio-avanzado.
Deseable experiencia con ERP o sistemas de compras.
Orientación a resultados: Capacidad para cumplir objetivos de forma eficiente, optimizando recursos y tiempos.
Organización y gestión del tiempo: Prioriza y coordina múltiples procesos de compra simultáneos, asegurando ritmo de trabajo estable y cumplimiento oportuno de entregables
Comunicación efectiva: Claridad y asertividad en la interacción con equipos internos y externos.
Trabajo en equipo: Colaboración activa con equipos multidisciplinarios y multiculturales.
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