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PERSONAL ASSISTANT I
- Madrid, Spain · On-site
- Salary not published
- Posted 4 days ago
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La posición de Personal Assistant para el equipo de Compliance y NFR tiene como misión proporcionar soporte ejecutivo a los managers del banco, ayudando a organizar de forma eficiente su día a día: agendas, reuniones, viajes y otros compromisos
Es un puesto que se desarrolla en un entorno tecnológico, dinámico e internacional, por lo que necesitamos a alguien organizado, resolutivo y con capacidad para anticiparse a las necesidades. También será un punto de contacto habitual con otros equipos y áreas del banco, asegurando una buena coordinación y el cumplimiento de los procesos internos.
Una parte importante del trabajo será gestionar agendas complejas. No se trata sólo de organizar reuniones, sino también de saber priorizar, anticiparse a posibles cambios y coordinarse de forma ágil con asistentes y equipos directivos de otras áreas.
Será responsable de coordinar reuniones recurrentes vinculadas a foros internacionales estratégicos, foros internos del área y dentro del banco en diferentes países, asegurando la correcta preparación logística y administrativa de cada encuentro. Esto incluye la organización de reuniones presenciales, híbridas y virtuales, la gestión de salas, acreditaciones, soporte técnico y coordinación de participantes externos.
Otra responsabilidad de peso será la organización de viajes nacionales e internacionales, encargándose de todo el proceso: itinerarios, reservas, posibles cambios, autorizaciones y coordinación con las agencias de viajes del banco.
Además, gestionará la revisión y liquidación de gastos, asegurándose de que se ajusten a las políticas y procedimientos internos.
El puesto requiere una coordinación frecuente con diferentes áreas del banco para garantizar que reuniones, viajes y otras actividades se organicen correctamente y cuenten con las autorizaciones necesarias.
Por el tipo de información y personas con las que se trabaja, buscamos a alguien muy discreto, de confianza, muy organizado y capaz de desenvolverse con autonomía, incluso cuando surgen cambios o hay varias prioridades al mismo tiempo.
Buscamos una persona con experiencia dando soporte a managers, preferiblemente en entornos financieros, tecnológicos, de ingeniería o en grandes compañías internacionales.
Gestión de agendas complejas y cambiantes.
Organización y coordinación de reuniones con perfiles directivos.
Organización de viajes nacionales e internacionales.
Gestión y control de gastos.
Coordinación con diferentes equipos y áreas.
Manejo de información confidencial.
Se necesita un nivel alto de inglés, ya que el puesto tiene un componente internacional importante y habrá contacto habitual con personas y organizaciones de otros países.
Sobre todo, buscamos a alguien muy organizado/a, resolutivo/a y atento/a a los detalles, que sepa anticiparse, establecer prioridades y manejar varias cosas a la vez. Una persona con buen criterio, discreción y facilidad para relacionarse con perfiles senior en un entorno exigente y dinámico.
Client Orientation, Empathy, Ethics, Innovation, Proactive Thinking
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