Baker McKenzie
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Brindar soporte administrativo y operativo de tipo “back office” a los clientes internos, ofreciendo apoyo diario en las funciones administrativas y operativas de la oficina. El objetivo principal es asumir tareas operativas, generalmente rutinarias y demandantes en tiempo, que no agregan valor directo al servicio prestado a los clientes, permitiendo así una mayor eficiencia en las actividades principales del negocio.
Responsabilidades principales
Escanear grandes volúmenes de documentos, garantizando que cada archivo digital sea una copia fiel del original. Aplicar criterios de calidad, utilizar la nomenclatura adecuada y almacenar los archivos en ubicaciones específicas para facilitar futuras consultas.
Realizar fotocopias de documentos, principalmente en grandes volúmenes. Mantener una atención constante al detalle, altos estándares de calidad y garantizar la confidencialidad de la información manejada.
Brindar apoyo en la preparación de documentos mediante encuadernado o pegado, especialmente aquellos que serán presentados a clientes. Este proceso requiere precisión, buena presentación y cuidado para asegurar un resultado profesional.
Gestionar el archivo físico y digital de documentos y expedientes; atender solicitudes de archivos, recuperar documentos prestados y mantener un servicio eficiente y ordenado. Debe conocer el sistema general de archivo y aplicar medidas de seguridad para proteger la información.
Garantizar que las áreas destinadas al resguardo de archivos cuenten con las medidas de seguridad necesarias para proteger su contenido. En caso de fallas o daños, informar oportunamente al Manager de Oficina.
Ser responsable de la preparación de guías de envío para mensajería y paquetería (DHL, FedEx, entre otros), así como del registro detallado de los paquetes enviados y recibidos. Mantener los registros actualizados y asegurar la correcta entrega a los destinatarios.
Registrar toda la correspondencia, mensajería y paquetería recibida en la oficina, independientemente del proveedor de mensajería, manteniendo registros de recepción y entrega al destinatario correspondiente.
Ser responsable de la recepción de artículos de papelería, así como de su almacenamiento y distribución en las áreas correspondientes, garantizando disponibilidad y orden.
Encargarse de la recepción, almacenamiento y distribución de suministros de cafetería en las áreas correspondientes, asegurando su disponibilidad y correcta organización.
Actuar como enlace con proveedores de mantenimiento y servicios generales (control de plagas, sistemas de climatización/HVAC, mantenimiento de extintores, entre otros). Coordinar la atención de áreas específicas y reportar cualquier falla de equipos o necesidad de servicios de mantenimiento adicionales.
Habilidades técnicas y experiencia
Alta proactividad, organización, seguimiento y comunicación: Capacidad para realizar múltiples tareas de manera simultánea, manteniendo un enfoque ordenado y organizado. Habilidad para establecer prioridades, dar seguimiento continuo al avance y resultados obtenidos, y comunicarse de forma clara y oportuna con las diferentes líneas de reporte.
Orientación a la excelencia en el servicio al cliente: Fuerte vocación de servicio, pasión por ayudar a los demás, excelentes habilidades de comunicación, capacidad de respuesta y disposición para trabajar en equipo.
Perfil operativo: Persona orientada a la actividad operativa constante, que disfruta trabajar en equipo para contribuir al logro de objetivos y presta especial atención a los detalles de los servicios prestados.
Disciplina, honestidad y transparencia: Cumple naturalmente con normas y procedimientos, mantiene el orden en las áreas bajo su responsabilidad y comunica de manera clara cualquier incidencia o contingencia relacionada con su trabajo.
Tecnología: Conocimientos generales de informática y manejo de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, entre otras).
Equipos de oficina: Capacidad para operar equipos de oficina de uso general, tales como impresoras multifunción para impresión, fotocopiado y escaneo de documentos, así como encuadernadoras y otros equipos relacionados.
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Baker McKenzie is an Equal Opportunity Employer. We are committed to promoting diversity and inclusion for all. Our unique international culture is reflected in the drawing together of a worldwide family of individuals from diverse cultures and backgrounds in all of our offices. We encourage the best people - regardless of race, religion or belief if any, gender, gender identity, disability, sexual orientation or age - to fulfill their professional aspirations with us. We are committed to ensuring an inclusive and accessible experience for all candidates.
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